(FR) Centre d'aide - Intelligent Hybrid Mail

Pourquoi un écran d'accueil ?

L'objectif principal de cet écran est de permettre aux utilisateurs d'avoir une vue sur les indicateurs de l'application : courriers déposés, en cours...

De plus, trois colonnes sont présentées 

• à gauche : des raccourcis vers les prestations précédemment utilisées
• au milieu : les dépôts en attente, les commandes en attente de validation. Il s'agit des tâches démarrées par l'utilisateur mais non complétées.
• à droite : une vue rapide des dernières commandes effectuées

En bas de page, un message d'information pourra vous renseigner sur l'état de la solution, une prochaine date de mise à jour, un problème de production...

Il y a trop d'informations pour moi

Nous en sommes conscients et prochainement nous proposerons des moyens vous permettant de choisir ce que vous souhaitez afficher à l'écran, le nombre de tuiles....

Dans le menu de l'application on trouve des raccourcis vers différents écrans

En vert: lien vers les expéditions réalisées pendant le mois en cours. Si il y a une pastille rouge, une expédition est en erreur.
En bleu : lien vers les dépôts en attente. Si il y a une pastille jaune, un dépôt est en cours de traitement
En rouge : si l'icône est colorée cela signifie que pour certains envois il y a des retours incorrects (erreur de livraison courrier, erreur envoi LRE, erreur envoi email...)

Que faire si les expéditions présentent une pastille rouge 'erreur' ?

Lorsqu'une expédition est en rouge, il faut nous contacter via le support. C'est un statut qui ne devrait pas arriver en condition normales d'utilisation de l'application.

Quelles sont les langues disponibles ?

Il est possible de choisir une langue dans la liste suivante : Français, Anglais, Allemand et Néerlandais

Comment modifier la langue de l'utilisateur ?

Depuis l'icône en haut à droite, vous cliquez sur l'icône Paramètres.

Comment modifier mon mot de passe ?

Depuis l'icône en haut à droite, vous cliquez sur l'icône Paramètres.

Comment modifier mes informations de contact ?

Depuis l'icône en haut à droite, vous cliquez sur l'icône Paramètres et vous pourrez mettre à jour : Civilité, Nom, Prénom, Adresse email.

Comment se déconnecter ?

Depuis l'icône en haut à droite, vous cliquez sur l'icône Déconnecter.

Que faire pour se connecter à l'application ?

Il vous suffit de renseigner votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter à partir de l'écran d'accueil. Vous devez au préalable avoir souscrit au service via notre service commercial.
Contacter votre administrateur pour obtenir vos accès.

Quels sont les navigateurs web compatibles ?

Les derniers navigateurs du marché : Firefox 67+, Chrome 74+, Microsoft Edge 79+

J'ai perdu mon mot de passe

Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquez sur le lien 'Mot de passe perdu' depuis l'écran d'accueil. Vous devrez alors renseigner votre email et vous recevrez dans votre boite email un message vous permettant de modifier votre mot de passe.
Cliquez sur le lien présent dans l'email et suivez les instructions pour modifier votre mot de passe.

Je ne parviens pas à modifier mon mot de passe

Lorsque vous mettez à jour votre mot de passe celui-ci doit peut être respecter certaines contraintes. Lorsque vous renseignez votre mot de passe dans le coin inférieur droit de la fenêtre vous avez une information qui calcule la solidité de votre mot de passe.
Vous devrez impérativement renseigner un mot de passe avec une solidité supérieure à celle qui a été demandée par votre administrateur. Rapprochez vous de votre administrateur pour obtenir cette information de 'force' du mot de passe.

Que faire si j'ai un indicateur rouge sur l'adresse destinataire ?

Tous les éléments qui apparaissent en rouge dans l'application sont des éléments en erreur ou non conformes.
Dans le cas de l'adresse c'est généralement le couple code postal et ville qui n'est pas correct. Un regroupement de commune par exemple, un chiffre du code postal incorrect..
Assurez vous que l'information est valide en vous rendant par exemple sur le site officiel de laposte. Pour laposte en France : https://www.laposte.fr/particulier/outils/tester-une-adresse

Que faire si le contenu de l'adresse est vide ?

En utilisant l'imprimante virtuelle, il peut parfois arriver que l'extraction du contenu de l'adresse ne soit pas correct.
Ce problème est lié aux étapes de conversion nécessaires entre le format de fichier d'origine et le format PDF de la solution Intelligent Hybrid Mail.
Vous pouvez contourner ce problème en générant vous même le PDF depuis votre outil (Word, Office, QuarkExpress...).
Puis déposez le document depuis le portail web de l'application sans passer par l'imprimante virtuelle.

Nous ne pouvons garantir la prise en charge de 100% de vos fichiers PDF.
Différentes étapes de conversion peuvent intervenir dans le traitement de vos fichiers et ces conversions peuvent altérer le contenu des documents.

Que faire si je ne peux pas cliquer pour 'Préparer' mon expédition  ?

Vous devez vérifier si tous les pré-requis pour la prestation en cours ont été satisfaits.
Par exemple, certaines prestations nécessitent plusieurs éléments : un fichier PDF dans la boîte principale, un fichier PDF de Mémo, un numéro de téléphone à 10 chiffres, un numéro de contrat à 5 chiffres..
Toutes les informations manquantes apparaissent en rouge dans les écrans.
Contactez votre administrateur de compte si vous pensez qu'un pré-requis n'est finalement pas nécessaire pour la prestation en cours.

Une lettre recommandée électronique (LRE) c'est quoi ?

La Lettre Recommandée Electronique, ou LRE, est le remplaçant numérique du courrier recommandé postal reconnu par la loi française.
Une LRE 100% numérique peut être envoyée depuis Internet vers une adresse email.
Pour réaliser l'envoi des LRE dans le cadre de notre instance cloud PostGreen, nous sommes connectés à deux partenaires, AR24 et ClearBus.

Comment l'application identifie une LRE vers une société ou un particulier ?

Par défaut l'application considère que la LRE envoyée est à destination de particulier. C'est actuellement le cas de 90% des LRE que nous envoyons.
Si les informations du destinataire contiennent un élément présent dans notre liste de mots clés, alors votre LRE sera catégorisée en LRE société.
La liste de mots clés est la suivante : ("SCI", "SOCIETE", "CBT", "CABINET", "AGENCE", "IMMOBILIER", "STE", "ASSOCIATION", "ASSO", "SCP", "EARL", "EURL", "EIRL", "GAEC", "GEIE", "GIE", "SARL", "SA", "SAS", "SASU", "SC", "SCA", "SCIC", "SCICV", "SCM", "SCOP", "SCS", "SEL", "SELAFA", "SELARL", "SELAS", "SELCA", "SEM", "SEML", "SEP", "SICA", "SMHF", "SNC", "SPFPL", "SOFTWARE").

Quels formats de documents sont acceptés sur le portail web ?

Depuis le portail web de l'application seuls les documents PDF et les fichiers de données CSV/JSON sont acceptés.
Pour la grande majorité des prestations les documents sont des PDF au format A4.
Le format de fichier pour lequel nous avons le moins de rejets concernant la prise en charge est le format PDF/A.

Quels formats de documents sont acceptés via l'imprimante virtuelle ?

L'imprimante virtuelle accepte de nombreux formats, en particulier les format Word et OpenOffice.

Sur quels système est-il possible d'installer l'imprimante virtuelle ?

Windows 10 uniquement.

Comment faire pour installer l'imprimante virtuelle ?

Vous devez obtenir les droits administrateur sur votre machine pour installer l'imprimante virtuelle.

Est-ce qu'il est possible de l'utiliser comme une imprimante réseau pour mon entreprise ?

Non, l'imprimante virtuelle est installée sur un poste client.

Je n'arrive pas à me connecter avec mes identifiants, que faire ?

Votre couple identifiant et mot de passe est probablement incorrect. Vérifiez en vous connectant simplement depuis le portail web

Quelle est la date de dépôt en poste pour mon courrier ?

Lorsque vous confirmez l'expédition de votre courrier la date de dépôt poste la plus proche est sélectionnée.
Il est possible en cliquant sur l'icône de calendrier de planifier des envois dans le futur.

Comment récupérer le numéro de suivi d'un recommandé ?

Pour chaque pli vous accédez au numéro de suivi via les détails de suivi du document.
Pour certains prestataires, l'application vous permet de pouvoir télécharger un accusé de réception scanné au centre de production.

Comment exporter les accusés de réception ?

Depuis la liste des expéditions vous avez la possibilité d'exporter en un clic la liste de tous les accusés de réception d'une expédition.

Quelle est la durée de conservation des accusés de réception ?

Les accusés de réception sont conservés dans le système toute la durée de vie du document. La durée de conservation de vos documents est précisée dans votre contrat.

Mon expédition est en attente de confirmation, est-il possible de la modifier ?

Non, une expédition ne peut être modifiée. Vous pouvez soit :

• la rejeter en ajoutant un message qui sera visible par l'utilisateur qui a créé la commande.
• la confirmer.

Lors de la confirmation de la commande la date de dépôt poste est mise à jour.

Comment connaître la version de l'application que j'utilise ?

Depuis l'icône utilisateur en haut à droite, cliquez sur le petit icône circulaire  

Si vous utilisez le cloud PostGreen vous bénéficiez de tous les avantages de la filière d'envoi recommandé premium

Pour tous les envois réalisés par le prestataire Français avec des destinataires distribués par LaPoste Française, c'est la filière d'envoi recommandé premium qui est utilisée.
En utilisant cette filière :

• les adresses des destinataires sont validées par un traitement RNVP qui garanti la validité selon la norme de LaPoste Française 
• obtenir la preuve de dépôt PDF de chaque pli envoyé
• obtenir les preuves de réception en quelques jours au lieu de plusieurs semaines
• obtenir l'information de non distribution en quelques jours, ceci vous permettra de pouvoir renvoyer le courrier via une autre filière (email par exemple)
• concernant le suivi, les informations sont plus détaillées également

La contrainte principale est qu'une page porte-adresse est automatiquement ajoutée à vos courriers. 
Cette page n'est pas facturée

En courrier simple

L'enveloppe C4 est disponible de 1 à 50 feuilles.
L'enveloppe C4 est disponible de 51 à 250 feuilles.

En courrier recommandé

L'enveloppe C4 est disponible de 1 à 50 feuilles.
L'enveloppe C4 est disponible de 51 à 600 feuilles.

A quelle fréquence sont envoyées les lettres recommandées électroniques (ou les avis électroniques type SYNDIC) via le prestataire AR24 ?

Les envois sont réalisés entre 01h00 et 08h00 du matin, puis entre 17h00 et 21h00.

Comment accéder au support téléphonique ou par email ?

Selon votre contrat de support vous disposez d'un accès via support téléphonique ou via le site de support JIRA (Cliquez sur le lien en haut à droite de cette page).
Les horaires d'accès au support sont également précisés sur votre contrat.
Dirigez vous vers votre contact commercial pour plus d'informations.