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Page d'accueil de votre espace de base de connaissances pour le produit Intelligent Hybrid Mail.

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Guide utilisateur

Statut du service

Support client

Questions fréquentes


A quoi correspondent les couleurs dans le bandeau des enveloppes ?

Enveloppes vertes : nombre d'expéditions envoyées ce jour
Enveloppes bleues : nombre de dépôts de fichiers non finalisés ces 30 derniers jours
Enveloppes oranges : nombre d'expéditions en attente de validation ces 30 derniers jours
Enveloppes rouges : nombre d'expéditions en erreur ces 30 derniers jours

Que faire si le compteur d'enveloppes rouge indique une erreur ?

Lorsqu'une expédition est en rouge, il faut nous contacter via le support.
Le cas le plus probable d'erreur est que la filière d'expédition a changé entre le moment où vous avez confirmé l'expédition et le moment où cette expédition est générée. Notre équipe support pourra confirmer cela.
L'expédition est considérée comme définitivement bloquée lorsqu'elle est en erreur, aucun pli n'a été transmis aux chaînes de production. Vous devrez reprendre vos fichiers et effectuer une nouvelle expédition.


Quelles sont les langues disponibles ?

Il est possible de choisir une langue dans la liste suivante : Français, Anglais, Allemand et Néerlandais

Comment modifier la langue de l'utilisateur ?

Depuis l'icône en haut à droite, vous cliquez sur l'icône Paramètres.

Comment modifier mon mot de passe ?

Depuis l'icône en haut à droite, vous cliquez sur l'icône Paramètres.

Comment modifier mes informations de contact ?

Depuis l'icône en haut à droite, vous cliquez sur l'icône Paramètres et vous pourrez mettre à jour : Civilité, Nom, Prénom, Adresse email.

Comment se déconnecter ?

Depuis l'icône en haut à droite, vous cliquez sur l'icône Déconnecter.


Que faire pour se connecter à l'application ?

Il vous suffit de renseigner votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter à partir de l'écran d'accueil. Vous devez au préalable avoir souscrit au service via notre service commercial.
Contacter votre administrateur pour obtenir vos accès.

Quels sont les navigateurs web compatibles ?

Les derniers navigateurs du marché : Firefox 67+, Chrome 74+, Microsoft Edge 79+

J'ai perdu mon mot de passe

Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquez sur le lien 'Mot de passe perdu' depuis l'écran d'accueil. Vous devrez alors renseigner votre email et vous recevrez dans votre boite email un message vous permettant de modifier votre mot de passe.
Cliquez sur le lien présent dans l'email et suivez les instructions pour modifier votre mot de passe.

Je ne parviens pas à modifier mon mot de passe

Lorsque vous mettez à jour votre mot de passe celui-ci doit peut être respecter certaines contraintes. Lorsque vous renseignez votre mot de passe dans le coin inférieur droit de la fenêtre vous avez une information qui calcule la solidité de votre mot de passe.
Vous devrez impérativement renseigner un mot de passe avec une solidité supérieure à celle qui a été demandée par votre administrateur. Rapprochez vous de votre administrateur pour obtenir cette information de 'force' du mot de passe.


Que faire si j'ai un indicateur rouge sur l'adresse destinataire ?

Tous les éléments qui apparaissent en rouge dans l'application sont des éléments en erreur ou non conformes.
Dans le cas de l'adresse c'est généralement le couple code postal et ville qui n'est pas correct. Un regroupement de commune par exemple, un chiffre du code postal incorrect..
Assurez vous que l'information est valide en vous rendant par exemple sur le site officiel de laposte. Pour laposte en France : https://www.laposte.fr/particulier/outils/trouver-un-code-postal

Que faire si le contenu de l'adresse est vide ?

En utilisant l'imprimante virtuelle, il peut parfois arriver que l'extraction du contenu de l'adresse ne soit pas correct.
Ce problème est lié aux étapes de conversion nécessaires entre le format de fichier d'origine et le format PDF de la solution Intelligent Hybrid Mail.
Vous pouvez contourner ce problème en générant vous même le PDF depuis votre outil (Word, Office, QuarkExpress...).
Puis déposez le document depuis le portail web de l'application sans passer par l'imprimante virtuelle.

Nous ne pouvons garantir la prise en charge de 100% de vos fichiers PDF.
Différentes étapes de conversion peuvent intervenir dans le traitement de vos fichiers et ces conversions peuvent altérer le contenu des documents.

Que faire si je ne peux pas cliquer pour 'Préparer' mon expédition  ?

Vous devez vérifier si tous les pré-requis pour la prestation en cours ont été satisfaits.
Par exemple, certaines prestations nécessitent plusieurs éléments : un fichier PDF dans la boîte principale, un fichier PDF de Mémo, un numéro de téléphone à 10 chiffres, un numéro de contrat à 5 chiffres..
Toutes les informations manquantes apparaissent en rouge dans les écrans.
Contactez votre administrateur de compte si vous pensez qu'un pré-requis n'est finalement pas nécessaire pour la prestation en cours.


Quels formats de documents sont acceptés sur le portail web ?

Depuis le portail web de l'application seuls les documents PDF et les fichiers plats (CSV) sont acceptés.
Pour la grande majorité des prestations les documents sont des PDF au format A4.
Le format de fichier pour lequel nous avons le moins de rejets concernant la prise en charge est le format PDF/A.

Quels formats de documents sont acceptés via l'imprimante virtuelle ?

L'imprimante virtuelle accepte de nombreux formats, en particulier les format Word et OpenOffice.


Sur quels système est-il possible d'installer l'imprimante virtuelle ?

Windows 10 uniquement.

Comment faire pour installer l'imprimante virtuelle ?

Vous devez obtenir les droits administrateur sur votre machine pour installer l'imprimante virtuelle.

Est-ce qu'il est possible de l'utiliser comme une imprimante réseau pour mon entreprise ?

Non, l'imprimante virtuelle est installée sur un poste client.

Je n'arrive pas à me connecter avec mes identifiants, que faire ?

Votre couple identifiant et mot de passe est probablement incorrect. Vérifiez en vous connectant simplement depuis le portail web


Quelle est la date de dépôt en poste pour mon courrier ?

Lorsque vous confirmez l'expédition de votre courrier la date de dépôt poste la plus proche est sélectionnée.
Il est possible en cliquant sur l'icône de calendrier de planifier des envois dans le futur.

Comment récupérer le numéro de suivi d'un recommandé ?

Pour chaque pli vous accédez au numéro de suivi via les détails de suivi du document.
Pour certains prestataires, l'application vous permet de pouvoir télécharger un accusé de réception scanné au centre de production.

Comment exporter les accusés de réception ?

Depuis la liste des expéditions vous avez la possibilité d'exporter en un clic la liste de tous les accusés de réception d'une expédition.

Quelle est la durée de conservation des accusés de réception ?

Les accusés de réception sont conservés dans le système toute la durée de vie du document. La durée de conservation de vos documents est précisée dans votre contrat.

Mon expédition est en attente de confirmation, est-il possible de la modifier ?

Non, une expédition ne peut être modifiée. Vous pouvez soit :

  • la rejeter en ajoutant un message qui sera visible par l'utilisateur qui a créé la commande.
  • la confirmer.

Lors de la confirmation de la commande la date de dépôt poste est mise à jour.


Comment connaître la version de l'application que j'utilise ?

Depuis l'icône utilisateur en haut à droite, cliquez sur le petit icône circulaire (info) 


Comment accéder au support téléphonique ou par email ?

Selon votre contrat de support vous disposez d'un accès via support téléphonique ou via le site de support JIRA (Cliquez sur le lien en haut à droite de cette page).
Les horaires d'accès au support sont également précisés sur votre contrat.
Dirigez vous vers votre contact commercial pour plus d'informations.

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